イベント参加者として、企画者として思う「イベントの在り方」

こんにちは、のんびりかあちゃん屋です。

9月の「ルビー2万人記念祭り」および10月の「ルビー3万人記念イベント」にご参加いただき、ありがとうございました！

さて、2万人祭りは参加者として、3万人祭りは企画者として行動したからこそ思う「イベント企画の在り方」について、少しお話させていただきます。

企画をする際に考えたいこと

街ぐるみでのイベント。
盛り上がりますし、楽しいですよね！
でも、以下のことを頭に置いてほしいんです。

イベントを開催する時…

* 参加者の募集方法
* イベント概要の告知方法
* イベントを通して「何をやりたい」のか

セールを開催する時…

* 販売方法、時間帯、曜日の制定
* 告知方法の統一
* トラブルがあった際の対処法

街ぐるみで何かを作る時…

* 物品の受け渡し方法
* 収益の使い道
* 各担当のバランス調整
* 余剰商品の使い道

一つずつお話していきますね。

イベントを開催する時

イベントを開催する上で考えたいのが、日程･時間帯です。
自分が無理なく参加できるのはもちろんのこと、他の参加者（販売者）も楽しめるよう日程を調整しましょう。
セールも街イベントも準備期間が必要になりますので、充分な時間を見て期限を制定しましょう。

現在は【イベントカレンダー】や【広場板】があります。そちらでの告知や宣伝を活用しましょう。

ちなみに

Googleカレンダーとの連携機能があるアプリなら、Googleアカウントにカレンダーを紐付けして設定することで同期することができます。（写真のアプリは「TimeTree」というAndroidアプリのウィジェットです）

また、イベントを通して何がしたいのかをよく考えましょう。
街の知名度をあげるため？個人で楽しむため？利益で道路整備？みんなで楽しみたい？

目標があってこそのイベントです。
「いつ」「どこで」「誰が」「なにを」「なぜ」「どのように」の5W1Hを考えながら企画すると、スムーズにいきますよ！

セールを開催する時

セールを行う際に念頭に置いておきたいのが、「個々人の利益を守りながら街の活性化を図ること」だと思います。
せっかくセールに参加してもらっても、赤字だと少し悲しいですよね。参加者には「無理のない価格設定」をしてもらうとよいでしょう。
参加者が「赤字覚悟！ばっちこーい！」な方であれば、それでよいと思います。

また、告知や販売開始の合図、終了のお知らせ方法に関しても統一しましょう。
この人は街板で宣伝しているのに、この人は広場板にいる、別の人は広告に…とバラバラになってしまっては大変です。
広告方法やセール開催場所を統一することで、セール参加者（買い手）が目星をつけた商品を探しやすくなります。

街ぐるみで何かをする時

ルビー街では、2万人の時にペンと紙束2万組以上、3万人の時に有志肉企画として獣の肉8万個を用意しました。
2万人企画では商品のやりとりを全て1Gとし、顔料や水、羽根のやりとりを行いました。しかし各商品の生産期間が定まっておらず、余剰商品の行く末も決まっていませんでした。

3万人有志企画では適正価格でのやりとりを心がけました。例えば、氷は25G、食用獣は13G、包丁は85G、生産者と倉庫担当の受け渡しは販売価格と同じ、など。また、余剰商品に関しては「生産者は自由に販売してもよい」「購入者は道具などを自由に利用してもよいが、卸価格以上で誰かに卸してはならない」という風にしました。

価格設定をしたのは、イベント準備期間中に参加者が僅かながらでも利益を生み出せるようにすることと同時に、「注文レポート機能」が実装され1G取引を繰り返していると通報される危険性も鑑みています。

イベントで起きた事例から学ぶこと

ルビー2万人イベントでは、「商品の値段設定を間違えたまま販売してしまう」「余剰商品についてどうするべきか決まっていなかった」という問題点がありました。
また、公式BBS（当時は旧タイプ）が活用されておらず、セールに関するやりとりが街板内で行われており、街板の占有化も課題として残りました。

ルビー有志肉企画では、まず何も決まっていない状態からの見切り発車でスタートしました。あとからルールを制定していく上で、ルールに関する考えの相違から参加を降りる方もいました。
外部掲示板ツールを利用し街板占有化回避を測りましたが、使いづらい･書き込みづらい･特殊な環境下におり外部掲示板が見れないという状態の方が何名かおり、結果として占有気味になってしまっていました。
利益配分方法に関しても抜けがあったり、計算方法が間違っていたりとスプレッドシートの組み方にも問題がありました。